第六章 入庫與出庫操作
系統中存在入庫單、出庫單、退貨單等多個(gè)出入庫的單據類(lèi)型。
(盤(pán)點(diǎn)單也可以產(chǎn)生庫存數量的增減，但盤(pán)點(diǎn)單的相關(guān)說(shuō)明放在下一章。)
各類(lèi)型的單據操作方法是一致的，下面詳細說(shuō)明：
1．單據的錄入、保存、修改、刪除?
要錄入一張新的工作單據，需要從系統主界面點(diǎn)擊相應的菜單，如 [入庫管理]-->[貨品入庫單]，或[出庫管理]-->[貨品出庫單]。
進(jìn)入單據操作窗口后，點(diǎn)擊頂部[增加]菜單，開(kāi)始錄入一張新單據。
系統會(huì )自動(dòng)生成一個(gè)單據號碼（入庫單號、出庫單號等）， 也允許你按您的想法修改這個(gè)單號，但是系統中不可以存在兩張單號相同的單據。
系統默認的單據發(fā)生日期就是電腦系統當天的日期，您同樣可以修改。
發(fā)生入庫出庫的相關(guān)單位您可以從下拉框中選擇，也可以只錄入該單位的編碼，在保存單據時(shí)，系統會(huì )自動(dòng)找到該單位名稱(chēng)。
錄入單據涉及的貨品時(shí)，只需要單據表格的第一列錄入貨品編碼后按回車(chē)鍵，系統會(huì )自動(dòng)讀入該編碼對應的貨品名稱(chēng)、規格、計量單位、默認價(jià)格。光標自動(dòng)跳到入庫/出庫數量一欄，默認數量為1，您可以在修改（或不修改）數量之后，再按回車(chē)鍵，光標跳入價(jià)格一欄……在熟練操作下，錄入+回車(chē)可以一直到完成整個(gè)單據的錄入。
如果您僅知道貨品名稱(chēng)，或只知道貨品編碼中的幾個(gè)字符，您可以點(diǎn)擊在單據錄入界面中的[？]按鈕查詢(xún)貨品編碼。
注意上圖界面中,有一項“采用批量模式增加”的選項，勾選了此項，就可以在不退出貨品資料列表窗品的情況下，選擇多款貨品;不勾選此項，則一次只能選擇一款貨品。
在上圖貨品資料列表界面中，可以錄入關(guān)鍵詞（如類(lèi)別、編碼中的幾個(gè)字符、名稱(chēng)規格中的部份字詞等）。然后點(diǎn)擊[模糊查詢(xún)]，系統就會(huì )列出符合條件的貨品編碼列表，選中您要錄入的貨品。
如果您的入庫單（或出庫單/退貨單等）已經(jīng)存在于一個(gè)Excel文件，那么，您可以點(diǎn)擊“Excel數據導入”按鈕進(jìn)行數據錄入。點(diǎn)擊后在彈出的窗口內選擇Excel文件，設定貨品編碼、數量、單價(jià)、金額等對應的列：
設定好之后點(diǎn)擊[寫(xiě)入單據]菜單即可。
如果您是使用貨品的條形碼做為貨品編碼，您的電腦又裝有條形碼掃描設備，那么，您首先設光標定位在頂部“貨品編碼”一欄內，然后用條碼掃描設備對準貨品條形碼進(jìn)行讀碼，系統會(huì )把自動(dòng)在單據增加該貨品，掃描一次數量為1，光標又回落在頂部“貨品編碼”欄，您可以直接掃描下一款貨品的條形碼了。
在單據錄入過(guò)程中，如果錯誤錄入了不相關(guān)的其它貨品編碼，您需要刪除單據中的一行，那么請這樣操作：
先用光標選中要刪除的這一行，這時(shí)頂部“貨品編碼”欄出現該行的貨品編碼，接著(zhù)您點(diǎn)擊頂部[刪除貨品]即可實(shí)現刪除。
在錄入單據內容的過(guò)程中，系統會(huì )隨時(shí)自動(dòng)合計單據總金額，呈現在單據界面下方“金額(或應收/付款)”欄內。
如果是與供貨商或客戶(hù)之間發(fā)生的貨品收發(fā)，并且在系統功能設置中設置了允許錄入實(shí)付款，就會(huì )有“實(shí)付款”一項以及結算方式的選擇。這一點(diǎn)在后面收款付款章節會(huì )有詳細說(shuō)明。
錄入員一欄，是您在系統內的用戶(hù)名稱(chēng)。您無(wú)權修改。
審核人一欄，您也無(wú)權錄入，在單據審核時(shí)系統自動(dòng)記錄審核人的用戶(hù)名稱(chēng)。
單據界面最下方，“備注”一欄，可以錄入這張單據的注釋?zhuān)部梢员３譃榭铡?
如果您想放棄單據錄入，您可以點(diǎn)擊頂部[取消]菜單，那么您對這一張單的錄入將全部消失。
一張單據錄入完成后，必須及時(shí)[保存]，點(diǎn)擊頂部[保存]菜單即可。
注意，[保存]后的單據，并沒(méi)有馬上生效，也就是說(shuō)，還沒(méi)有影響到庫存。
此時(shí)，您可以用[修改]菜單，打開(kāi)一張已經(jīng)保存卻未審核的單據，對單據進(jìn)行修改或繼續錄入。[修改]后再重新[保存]。
一張已經(jīng)保存卻還沒(méi)有審核的單據，您可以對它進(jìn)行[刪除]操作。
2．單據的審核與撤銷(xiāo)審核
前面提到，一張單據保存后并沒(méi)有立即生效，也就是說(shuō)，還沒(méi)有影響庫存。要完成這一張單的入庫或出庫動(dòng)作，需要對它進(jìn)行[審核]。
選中一張單據，再點(diǎn)擊[審核]菜單，單據將生效，庫存數量發(fā)生變化，系統自動(dòng)在該單據內記入審核人的名稱(chēng)。
如果是入庫單，系統可以根據移動(dòng)加權平均的方法更新貨品成本價(jià)。
審核后的單據已經(jīng)成為事實(shí)發(fā)生的帳目，將不可以再被修改或刪除。?
在特殊情況下，如果確實(shí)需要修改或刪除已經(jīng)審核過(guò)的單據，需要系統最高權限管理員“001”執行[撤銷(xiāo)審核]操作。
3．單據查找
打開(kāi)一個(gè)單據的操作窗口，看到的是兩片可切換的“卡片”，左側卡片是單據列表，右側卡片一張單據的明細信息。
左側的單據列表，在默認狀態(tài)下只顯示未審核的單據，做為未完成的工作，在每次打開(kāi)該單據窗口時(shí)提示操作員。
如果需要查看已審核的單據，請使用[查找]功能。關(guān)于[查找]功能的操作，請參看本手冊相關(guān)章節。
4．單據打印輸出
每一種單據，系統都提供了兩種單據打印形式。僅涉及數量不涉及價(jià)格金額的單據和涉及價(jià)格金額的單據。
另外，你還可以點(diǎn)擊[導出]把單據導出到一個(gè)Excel文件中或一個(gè)圖片文件中。
關(guān)于打印功能及導出為文件的功能的操作，請參看[第八章 數據篩選與數據輸出]