第五章 基礎數據
1.供貨商與客戶(hù)
在系統中，每一個(gè)供貨商及每一個(gè)客戶(hù)，都要設定一個(gè)唯一的編碼。在以后的相關(guān)單據中，系統會(huì )根據供貨商或客戶(hù)的編碼，自動(dòng)調出其名稱(chēng)。
系統允許從EXCEL文件中導入供貨商或客戶(hù)檔案到系統中。具體方法可以參考后面介紹的“Excel導入貨品檔案”。
2.內部部門(mén)
每一個(gè)公司內部部門(mén)，都設定一個(gè)唯一的編碼，在以后的相關(guān)單據中，系統會(huì )根據部門(mén)編碼自動(dòng)調用部門(mén)名稱(chēng)。
3.貨品類(lèi)別
為所有要管理的貨品分成若干個(gè)類(lèi)別，以便于在相關(guān)報表中分類(lèi)統計。
管易通產(chǎn)購銷(xiāo)管理系統，支持多級分類(lèi)。
您可以直接選擇[基礎數據]——貨品類(lèi)別；單擊[所有貨品]，選擇[類(lèi)別管理]下方的[增加]按扭，選擇[增加同級類(lèi)別]或[增加下級類(lèi)別]，輸入類(lèi)別名稱(chēng)如[機床]；再單擊已生成的上方樹(shù)型結構中已顯示的[機床]，再次單擊下方[增加]按鈕，繼續為[機床]增加同級或下級類(lèi)別。
選擇上方樹(shù)型結構中已增加的類(lèi)別名稱(chēng)，單擊下方[修改]按鈕，即可輸入新的類(lèi)別名稱(chēng)。
選擇上方樹(shù)型結構中已增加的類(lèi)別名稱(chēng)，單擊下方[刪除]按鈕，即可刪除已建立的該類(lèi)別。
單擊上方樹(shù)型結構中的{+}號，即可展開(kāi)多級分類(lèi)結構：如[機床]為一級分類(lèi)，下面顯示[線(xiàn)切割機床]、[磨床]等二級分類(lèi)。單擊{-}號會(huì )自動(dòng)隱藏子類(lèi)，顯示為上級分類(lèi)結構。
建立并選擇貨品類(lèi)別后，即可單擊上方菜單欄[增加]，輸入貨品檔案：如貨品編碼、規格、品名、單位、初始數量等等�！ �
查找功能：建立貨品類(lèi)別和貨品檔案后，可以按類(lèi)別、編碼、品名等查找貨品信息，如：
雙擊上方樹(shù)型結構中的某個(gè)類(lèi)別名稱(chēng)，則在右側窗口自動(dòng)顯示出該類(lèi)別的貨品。雙擊樹(shù)型結構中的[機床]類(lèi)別，則右側窗口會(huì )顯示出所有[機床]類(lèi)的貨品信息，即包含[機床]類(lèi)別下面的全部子類(lèi)的貨品檔案——[線(xiàn)切割機床]類(lèi)別和[磨床]類(lèi)別的貨品檔案；
單擊[類(lèi)別]后面的黑色三角，可以選擇您要查找的類(lèi)別，然后單擊[按以上條件查找]，即可在右側窗口所指定類(lèi)別的貨品信息；
選擇[查找條件]上方的[類(lèi)別]，在其后的文本框內輸入所要查找的類(lèi)別、編碼、品名、規格或備注，單擊下方[按以上條件查找]，即可在右側窗口顯示出所查找的貨品信息；
也可以在[貨品類(lèi)別]中進(jìn)行模糊查找：選擇[按以上條件查找]上方的[編碼]，在其后的文本框內輸入相應的貨品編碼的部分字母，如[01-]，或[01-？]則將所有貨品編碼中包含[01-]的貨品信息全部列出來(lái)。同理，也可按品名、規格、備注等進(jìn)行模糊查找。
系統默認貨品只有一層分類(lèi)結構。即每種貨品類(lèi)別下可以建立多級子類(lèi)別，也可以直接建立一級類(lèi)別進(jìn)行管理：再通過(guò)科學(xué)的類(lèi)別編碼來(lái)實(shí)現多級分類(lèi)。舉例說(shuō)明：
如庫存貨品共分三大類(lèi)：辦公用品、生產(chǎn)材料、包裝材料；
辦公用品又分為：文具類(lèi)、電腦類(lèi)、桌椅類(lèi)；
生產(chǎn)材料又分為：五金類(lèi)、化工類(lèi)、紡織類(lèi)；
包裝材料又分為……
那么，我們就可以在系統之外制定一個(gè)主類(lèi)別的編碼規則，而在我們的系統中直接給底層的類(lèi)別編碼。
如，在系統之外，我們規定：辦公用品用“A”代表，生產(chǎn)材料用“B”代表，包裝材料用“C”代表……
在系統的類(lèi)別編碼中，我們把文具類(lèi)編碼為“A01”,電腦類(lèi)編碼為“A02”……五金類(lèi)編碼為“B01”……
這樣，我們就可以根據系統中的類(lèi)別編碼，看出更多的分類(lèi)層次，從而實(shí)現多級分類(lèi)，便于管理和查詢(xún)。
當然，您也完全可以不制定任何編碼方案，只以易記的字母或數字，甚至是漢字做為類(lèi)別編碼。
4.貨品編碼與貨品屬性
每一種相同名稱(chēng)，相同規格，相同計量單位，可以同時(shí)同價(jià)核算的貨品，都要規定一個(gè)唯一性的貨品編碼。
貨品的編碼方案也可以象類(lèi)別編碼那樣層次分明，也可以用順序的數字，或用易記的字母縮寫(xiě)、漢字，或用貨品自帶的條形碼等等。
貨品的名稱(chēng)、規格、備注等信息可以隨時(shí)自由修改，但是貨品編碼一旦被系統的單據引用，就能再修改或刪除。
在新增貨品資料時(shí)，可以錄入貨品的原始庫存數，修改貨品資料時(shí)，原始庫存數將不再出現，以避免原始庫存被修改。
但是，我們不推薦在增加貨品資料時(shí)錄入原始庫存，建議通過(guò)入庫單錄入原始庫存。
貨品的成本價(jià)格與銷(xiāo)售價(jià)格，您可以在建立貨品檔案時(shí)規定。但是，如果原始庫存為0，您也可以不錄入價(jià)格。在以后的入庫出庫操作中， 系統將自動(dòng)根據移動(dòng)加權平均的方法生成貨品的成本價(jià)格。
貨品的最低庫存、最高庫存屬性，是庫存報警功能的依據。最低庫存是倉庫中至少需要的存有該貨品的數量，如果貨品庫存低于這個(gè)數量，將會(huì )造成供貨不足的危險；最高庫存是該貨品最多不能超過(guò)的數量，如果貨品超過(guò)這個(gè)數量，可能會(huì )庫存積壓增大成本。
如果不需要庫存報警功能，貨品的最低庫存、最高庫存屬性也可以不設定。
貨品圖片，只記錄貨品圖片所在的路徑，因為，在設定貨品圖片之前，最好先把圖片復制到統一的文件夾內以便于管理。
如果某種貨品（產(chǎn)成品、半成品、整機、組件等）是由其它貨品（材料、配件、組件等）構成的，可以在系統中設定構成表。
設定構成表的意義在于，在出庫時(shí)，為了生產(chǎn)或組裝若干套產(chǎn)成品，系統可以自動(dòng)生成所需要材料/配件的種類(lèi)及數量。這個(gè)功能在[第七章出入庫操作]中還有詳細續述。
5．從Excel導入貨品檔案
使用本系統，需要錄入所有貨品的檔案（編碼、名稱(chēng)、規格等）。少則幾百種，多則數千種上萬(wàn)種的貨品檔案，如果完全由人工錄入，則需要花費一定的時(shí)間和精力。那么，有沒(méi)有辦法輕松的完成這個(gè)初始建帳的工作呢？
許多客戶(hù)，在沒(méi)有使用本系統之前，一直在使用Excel記錄貨品的檔案;或者，有些客戶(hù)可以把其它管理軟件中的貨品檔案數據導出到Excel文件。那么，這樣的客戶(hù)，就不必花費很多時(shí)間來(lái)錄入貨品檔案了。
因為我們的軟件提供從Excel文件導入貨品檔案到系統中的功能。
首先要清楚，如果系統內已經(jīng)存在一部份貨品資料，這時(shí)再從Excel文件導入數據，如果Excel文件中存在的貨品編碼與系統內原有貨品編碼有重復現象，那么，導入數據時(shí)，會(huì )自動(dòng)用Excel內的新的數據，覆蓋掉系統內的舊數據。
因此，建議您在一個(gè)新的帳套中，首先從Excel文件導入貨品編碼資料，之后再在軟件中補充錄入其它貨品編碼及資料。
導入數據操作過(guò)程如下：
1.打開(kāi)[基礎數據]-->[從Excel導入貨品資料]，點(diǎn)擊“Excel文件”空格后面的[…]瀏覽按鈕，選中要導入的Excel文件。
2.在“工作表名稱(chēng)”一欄中輸入Excel文件內的指定工作表名稱(chēng)。（工作表是指一個(gè)Excel文件中的一個(gè)表格，在Excel界面右下角，默認名稱(chēng)為“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”等）。輸入完成后點(diǎn)擊[讀入數據]按鈕，把Excel文件一個(gè)工作表內的數據讀入到系統內。此果僅為暫時(shí)讀入數據，還沒(méi)有真正導入貨品資料成功。
3.檢查從Excel工作表中讀入的數據，查看表格是否有規律，沒(méi)有規律的表格數據是無(wú)法導入的，強行導入會(huì )在軟件運行中出現錯誤。
還要檢查是否存在空行，特別是涉及到貨品編碼的列，是否有空格。如果存在，點(diǎn)擊選中該行，再點(diǎn)擊頂部［刪除行］菜單刪除無(wú)用的行�！ �
4.從Excel文件讀入的數據呈現在系統界面的表格內，這時(shí)候每一列的頭都有一個(gè)字母代號“A、B、C…”等。同時(shí)，“貨品編碼”、“貨品名稱(chēng)”、“單位”、“規格型號”等這些貨品屬性描述后面的下拉框內，也充入了“A、B、C…”這樣的字母，數量與下面表格的列數對應。 這時(shí)需要您指定，哪一列對應哪一個(gè)貨品屬性。如：貨品編碼對應C列，貨品名稱(chēng)對應D列…，那么您就可以分別在貨品編碼、貨品名稱(chēng)后的下拉框內選擇或輸入“C”、“D”。其它項，如規格、單位、備注、價(jià)格、數量、安全庫存等項，如果在Excel表中有這樣的列，就選擇對應的字母，如果沒(méi)有，就保持其對應的下拉框為空。
如果Excel工作表中的數據有貨品所屬類(lèi)別及類(lèi)別編碼一列，那么，也象操作貨品編碼、名稱(chēng)一樣，在相應的下拉框中選擇即可。
如果沒(méi)有貨品類(lèi)別及類(lèi)別編碼，那么，系統導入時(shí)將按照“默認類(lèi)別編碼”、“默認類(lèi)別名稱(chēng)”來(lái)把要導入的所有貨品歸類(lèi)。
如果僅有類(lèi)別名稱(chēng)，沒(méi)有類(lèi)別編碼，那么，您可以把“類(lèi)別名稱(chēng)”、“類(lèi)別編碼”都指向Excel工作表中的類(lèi)別名稱(chēng)一列。
5.完成以上工作，就可以開(kāi)始[導入新數據]了。點(diǎn)擊頂部[導入新數據]菜單執行。系統會(huì )有警告提示，確認無(wú)誤即可選擇確實(shí)要執行此操作。
6.如果前面操作無(wú)誤，您的數據就會(huì )存入系統的貨品資料庫中。在系統主界面-->[基礎數據]-->[貨品編碼資料]中可以查看得到。如有需要，您可以對個(gè)別貨品資料進(jìn)行修改。